Grip op je INBOX

Het gebruik van e-mail is niet meer weg te denken in ons dagelijks bestaan. Hieronder geef ik een aantal concrete tips die je kunnen helpen om e-mails effectiever te verwerken.

Less is more

Gebruik nooit onnodig e-mail en zeker niet om een ‘gesprek’ te voeren. Er gaat niets boven ons vermogen tot een echt gesprek.

Regelmaat

Werk je regelmatig in een vast team? Dan kan je ook afspreken om elkaar met vaste regelmaat even te spreken zodat je ’in-sync’ blijft. Bijvoorbeeld iedere dag om 10.00u maximaal 15 minuten bellen. Bekijk ook of het mogelijk is om in dezelfde ruimte te werken, mocht dat niet het geval zijn.

Time-box

Behandel inkomende e-mails op vaste momenten en beperk de tijd dat je daarmee bezig bent. Zo zou je e-mails alleen van 11.00 tot 11.15 en van 15.00 tot 15.15 kunnen behandelen. Maak dat eventueel kenbaar aan mensen die jou veel e-mails sturen. Ze kunnen ook bellen zodra het echt belangrijk is.

Behandel daarbij de meest belangrijkste e-mails eerst. Sorteer/groepeer eventueel op afzender en spreek mensen aan die onnodig veel e-mails sturen.

Learn to Learn

Markeer e-mails die je niet direct kan behandelen als ‘werk in te plannen’. Plan dan ook iedere ochtend jouw dag (To-Do’s). Die ’10 minuten’ die je daarmee bezig bent haal je er dubbel en dwars uit. Het geeft je focus én het maakt jou en je omgeving veel bewuster van wat er allemaal mogelijk is.

Simplicity

Veel bedrijven gebruiken samenwerkingsplatforms zoals trello.com, workfront.com of box.com. Daarmee kunnen teams uitstekend samenwerken zonder daarbij e-mail te hoeven gebruiken. Een groot voordeel is dat het elektronische bericht is gekoppeld aan het onderhanden werk en het document waaraan je samenwerkt binnen het platform.

Overzicht

De meeste e-mail toepassingen hebben een zeer goede zoek-functie. Overweeg dan ook om behandelde  in- en uitgaande e-mail in een folder “Archief IN/UIT” te plaatsen. Het houd jouw “inbox” en “verstuurde e-mail” folder overzichtelijk.

Duidelijkheid

Help de ontvanger van jouw e-mails bij het bepalen van de belangrijkheid en zijn/haar actie erop. Markeer het bericht als “BELANGRIJK” indien het echt belangrijk is en gebruik kernwoorden in het onderwerp van jouw bericht om aan te geven wat je wilt van de ontvanger. Bijvoorbeeld “ACTIE NODIG”, “TER GOEDKEURING”.

Is er echter haast bij, dan mag je er natuurlijk niet vanuit gaan dat de ontvanger jouw e-mail direct leest en kan behandelen. SMS of bel de ontvanger dan ook bij spoed.

email afhandelingVeel plezier met de e-mail!